Une séance d'analyse commence par une question d'accès
Le programme IA Marketing comprend un audit de présence digitale et l'analyse des indicateurs de performance. Ces deux temps supposent d'avoir les chiffres sous la main, et dans une petite structure la condition n'est pas toujours remplie le jour venu : les publications partent d'un téléphone, les statistiques se consultent depuis le compte personnel de la personne qui a créé la page, le site a été validé par un prestataire. La séance démarre alors par une demande de mot de passe au lieu d'une lecture d'indicateurs.
Les plateformes séparent la propriété d'un actif et le droit de le consulter, et elles répartissent ces droits sur plusieurs niveaux. Dans Google Analytics, les rôles s'attribuent au niveau du compte et au niveau de la propriété, les rôles parents sont hérités par défaut, et les autorisations effectives correspondent au rôle le plus permissif dont la personne dispose sur la ressource. Search Console distingue de son côté le propriétaire validé, qui a prouvé la propriété du site à l'aide d'un jeton, le propriétaire délégué désigné par lui, et les utilisateurs à accès complet ou limité.
La cartographie en quatre colonnes
L'exercice tient sur un tableur. Ouvrez quatre colonnes : l'actif, la personne qui l'administre, celles qui peuvent lire les statistiques, et le type de compte utilisé pour cet accès. Une cinquième colonne, la date de prochaine revue, évite que le document ne devienne obsolète.
Remplissez-le actif par actif, en ouvrant l'écran de gestion des accès de chaque outil plutôt qu'en vous fiant à votre souvenir. Notez les noms tels qu'ils apparaissent, y compris les adresses que vous ne reconnaissez pas, et signalez d'une couleur les lignes où le compte utilisé est une adresse personnelle ou une boîte partagée. Pour vous entraîner, travaillez sur le jeu de données fictif présenté plus bas et n'y saisissez aucun mot de passe, aucune information confidentielle ni donnée personnelle.
- Listez les actifs avant les personnes : comptes sociaux, outil de mesure d'audience, fiche d'établissement, espace publicitaire, site web.
- Pour chaque actif, distinguez qui gère les utilisateurs, qui modifie la configuration, qui peut seulement lire et exporter.
- Demandez le niveau d'accès minimal nécessaire : pour une séance d'analyse, un rôle de lecture suffit le plus souvent.
- Réalisez les exports en amont, avec une plage de dates identique d'un actif à l'autre, et conservez la date d'extraction.
Quel niveau d'accès pour quel besoin
Demander trop d'accès fragilise les comptes, en demander trop peu bloque la séance. Le tableau ci-dessous aide à formuler une demande précise, à adapter au vocabulaire de chaque outil.
| Ce que vous voulez faire | Niveau d'accès à demander | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Consulter les rapports et exporter des données | Rôle de consultation ou de lecture | Dans Google Analytics, le rôle Lecteur permet aussi de créer et modifier ses propres explorations. |
| Modifier la configuration d'une propriété de mesure | Rôle éditeur ou équivalent | Une modification de configuration peut rendre deux périodes non comparables. |
| Ajouter ou retirer une personne dans l'outil | Rôle administrateur | Google Analytics demande le rôle Administrateur au niveau du compte ou de la propriété. |
| Prouver que le site vous appartient | Statut de propriétaire validé | Le statut repose sur un jeton laissé sur le site ; un jeton oublié permet à un ancien propriétaire de se valider à nouveau. |
| Confier le suivi à une personne extérieure | Rôle de lecture sur un compte nominatif | Évitez le partage d'un identifiant unique : vous perdez la trace de qui a fait quoi. |
Mise en situation fictive : l'atelier Vantour
L'exemple suivant est inventé pour servir d'entraînement. L'atelier Vantour est une entreprise fictive de six personnes : deux comptes sociaux, une fiche d'établissement, un site vitrine. La personne chargée de la communication prépare une première séance d'analyse et remplit la cartographie. Elle découvre que le premier compte social est administré depuis l'adresse personnelle du dirigeant, que le second l'est depuis l'adresse d'un alternant parti l'an passé, que l'outil de mesure d'audience n'a qu'un seul administrateur — le prestataire du site — et qu'elle-même, qui publie chaque semaine, n'a aucun accès en lecture.
Sa préparation devient alors une suite d'actions. Elle demande au dirigeant, seul détenteur d'un rôle d'administration actif, un accès en lecture sur les deux comptes sociaux au nom de son adresse professionnelle, et au prestataire un accès en consultation sur l'outil de mesure, en précisant qu'elle n'a pas besoin de modifier la configuration. Elle inscrit en actions à mener le retrait de l'ancienne adresse et la vérification des jetons de validation du site, puis prépare ses exports sur une même plage de trois mois en indiquant les actifs dont les données manquent encore.
Les erreurs fréquentes et par quoi les remplacer
Ces écueils apparaissent souvent au moment de préparer un premier travail d'analyse, et ils se corrigent plus facilement avant la séance qu'après.
| Situation | Erreur fréquente | Action à privilégier |
|---|---|---|
| Il faut un accès rapidement | Se faire transmettre l'identifiant et le mot de passe de quelqu'un d'autre | Demander un accès nominatif avec un rôle de lecture |
| Un prestataire gère la mesure d'audience | Attendre qu'il envoie un récapitulatif mis en forme | Obtenir un accès en consultation pour lire les données à la source |
| Une personne quitte l'équipe | Changer le mot de passe du compte partagé | Retirer son accès dans chaque outil et vérifier les jetons de validation restés en place |
| Les chiffres de deux plateformes ne concordent pas | Retenir le chiffre le plus favorable | Noter la plage de dates, la date d'extraction et la définition de chaque indicateur avant de comparer |
| La cartographie est terminée | La laisser dans un fichier personnel | La ranger dans un espace partagé et fixer une date de revue |
Questions fréquentes
Faut-il être administrateur pour analyser les performances d'un compte ?
Non, un rôle de consultation suffit en général pour lire les rapports et produire des exports. Dans Google Analytics, le rôle Lecteur permet de consulter les données et de créer ses propres explorations.
Qui peut ajouter un nouvel utilisateur dans Google Analytics ?
Ajouter ou modifier un utilisateur demande le rôle Administrateur au niveau du compte ou de la propriété. Supprimer un utilisateur demande ce rôle au niveau du compte.
Que faire si la personne qui détenait les accès a quitté l'entreprise ?
Recréez l'accès depuis un rôle d'administration encore actif, au nom d'une adresse professionnelle. Sur Search Console, retirez aussi son jeton de validation : tant qu'il reste en place, le propriétaire retiré peut valider à nouveau la propriété.
Pourquoi cartographier les accès avant la séance plutôt que pendant ?
L'ouverture d'un accès dépend souvent d'un tiers : dirigeant, prestataire, autre équipe. Arriver avec la liste des actifs et les exports déjà réalisés laisse la séance à l'interprétation des indicateurs.
Repères et limites
Les noms de rôles, les écrans de gestion des accès et les règles d'héritage diffèrent d'un outil à l'autre et évoluent : vérifiez la documentation officielle de chaque plateforme que vous utilisez. Cet article décrit une méthode d'organisation des accès ; il ne traite ni du paramétrage détaillé des outils, ni du choix des indicateurs à suivre.
Sources et ressources
- Google Analytics — Gestion des accès et des restrictions de données (rôles Administrateur, Éditeur, Analyste, Lecteur ; héritage des rôles parents)
- Google Analytics — Ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs
- Google Search Console — Gérer les propriétaires, les utilisateurs et les autorisations
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